Desarrollo profesional

Todo lo que debes saber sobre trabajar desde casa

May 8, 2020

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Con la continua propagación del COVID-19, muchas compañías han pedido a sus empleados que trabajen desde casa. Es probable que muchas otras hagan lo mismo mientras sigamos viendo los efectos del virus. Si bien puede parecer una transición simple, trabajar desde casa puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de productividad, comunicación y motivación.

En este artículo, hablaremos sobre las mejores prácticas para trabajar desde casa, incluyendo cómo mantenerse motivado, productivo y saludable.

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Cómo mantenerte productivo mientras trabajas de forma remota

Si bien trabajar desde casa tiene sus ventajas, puede tener distracciones. Los mandados, las tareas domésticas, la familia, los compañeros de casa, la televisión, las redes sociales y las mascotas pueden desviar fácilmente tu atención. Aquí hay algunos consejos para eliminar las distracciones y aumentar la productividad mientras se trabaja desde casa:

1. Vístete para el éxito

Puede ser tentador salir de la cama y acercarte a tu computadora portátil en pijama. Si estás vestido para dormir, puede ser mucho más difícil poner tu cerebro en modo de productividad. Intenta mantener tu rutina matutina regular para establecer límites entre trabajar y vivir en casa.

En lugar de tu viaje matutino al trabajo, puedes intentar otra actividad para aumentar la productividad, como caminar, hacer ejercicio ligero o meditar. Luego, vístete y alístate para tu día, y prepara un desayuno saludable. Vestirte para las tareas que tienes por delante te hará sentir más motivado y también es una práctica útil en caso de reuniones por video inesperadas.

2. Establece y sigue un horario

Es importante establecer tus horas de trabajo aparte de tu tiempo personal en casa. Para mayor transparencia, informa a tu gerente cuáles son tus horas de trabajo cuando trabajas desde casa e indica en tu calendario cuándo estás disponible.

Aquí hay te presentamos algunos consejos sobre cómo administrar tu agenda diaria para optimizar la productividad:

  • Comienza cada día repasando las tareas que debes realizar para avanzar hacia tus objetivos ese día y durante toda la semana.
  • Prioriza tus tareas al comprender la inversión de tiempo, la complejidad y el impacto de cada tarea.
  • Proporciona actualizaciones de estado importantes a tu gerente y a otros miembros del equipo a un ritmo acordado.
  • Toma descansos programados regularmente para estirarte, salir y descansar tu cerebro.

La salud y la productividad sufren cuando no incorporamos descansos regulares para nuestros cerebros y cuerpos. El cerebro es como cualquier otro músculo: necesita descansar. Estos descansos pueden tomar cualquier forma, incluyendo:

  • Meditación
  • Leer un capítulo de un libro
  • Escuchar un podcast
  • Seguir un video corto de yoga
  • Caminar un poco

3. Crea un espacio de trabajo

Si es posible, es mejor reservar un espacio separado en tu hogar para el trabajo. Esto te ayudará a separar las actividades de tu hogar y trabajo, y aumentará la productividad cuando trabajes en tu espacio designado. Informa a tu familia o compañeros de cuarto que, a pesar de que estás en casa, no estás disponible durante tus horas de trabajo programadas.

La tecnología de video también es una herramienta increíble para aprovechar al trabajar de forma remota. Nos ayuda a mantenernos conectados incluso cuando estamos muy separados. Para optimizar tus reuniones por video, debes:

  • Probar el micrófono, los altavoces y la cámara de tu computadora antes de las reuniones importantes para asegurarte de que funcionen.
  • Sé consciente de tu entorno cuando estés en reuniones, cambia a un lugar más profesional cuando sea necesario.
  • Usa tu cámara de video siempre que sea posible; mantener tu cámara encendida puede mejorar la comprensión y la comunicación.

4. Presta atención al agotamiento

La fusión del espacio de trabajo y el espacio doméstico puede conducir a una falta de límites y descanso. Ponte de acuerdo con tu gerente y equipo en los resultados de trabajo esperados para que te concentres menos en cuánto trabajas y más en lo que logras.

Si todavía te sientes con exceso de trabajo, crea rituales de inicio y detención del trabajo, momentos de movimiento forzado (como pasear al perro, estiramientos programados) y descansos lúdicos. Por ejemplo, prueba el Método Pomodoro concentrándote durante 25 minutos y luego tomando un descanso obligatorio de 5 minutos. Aquí hay algunas formas adicionales de crear límites alrededor del trabajo y el tiempo en el hogar:

  • Apaga tu computadora al final del día.
  • Evita abrir tu correo electrónico o chat en línea después de haber decidido cerrar sesión.
  • Identifica una actividad que comience alrededor de la hora en que necesitas desconectarte, como una clase de ejercicios, un mandado o una cita con un amigo.

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Cómo comunicarte con los compañeros de equipo de forma remota

Cuando se trabaja desde casa, las comunicaciones en persona son limitadas. Eso significa que no puedes confiar en la construcción de una buena relación a través de pequeñas conversaciones, lenguaje corporal y expresiones faciales. Para mantener una comunicación saludable con tus colegas mientras trabajas a distancia, aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

1. Programa reuniones de trabajo diarias o semanales

Para los equipos de software, una reunión de trabajo es una reunión diaria que involucra al equipo central, destaca el progreso y ayuda a detectar obstáculos. En el formato estándar de una reunión de trabajo, cada miembro del equipo viene preparado para responder estas preguntas:

  • ¿En qué trabajé ayer?
  • ¿En qué trabajaré hoy?
  • ¿Qué problemas me detienen?

El refuerzo diario de compartir los éxitos y planes individuales mantiene a todos entusiasmados con la contribución general del equipo a la organización.

2. Haz del chat en línea tu “oficina principal”

Muchas compañías y equipos usan el chat en línea para mantenerse conectados tanto personalmente como en temas relacionados con el trabajo. Puedes considerar crear canales ligeros donde las personas puedan compartir actualizaciones sobre temas no relacionados con el trabajo, como cocinar, hacer ejercicio o las mascotas. También debes usar el chat regularmente para comunicarte con la mayor frecuencia posible en torno a objetivos clave y el progreso hacia su logro.

3. Combate la falta de comunicación

La comunicación a distancia puede conducir a una falta de comunicación y malentendidos. Esto se debe en parte a que la rica textura de la comunicación cara a cara (incluido el lenguaje corporal y las expresiones faciales) tiende a colapsar en formato escrito.

Si notas un intercambio improductivo de mensajes o un tono negativo, úsalo como tu señal para usar el teléfono o el video. Si te sientes ofendido o molesto por el mensaje de alguien, recuerda que tendemos a percibir los mensajes escritos neutrales como negativos. En caso de duda, háblalo. Haz preguntas para comprender las intenciones de tu colega.

4. Mantén el espíritu de equipo

Cuando trabajas desde casa, es más importante que nunca crear espacios para interactuar con tus compañeros de equipo más allá de los proyectos y las actualizaciones de estado. Trabajar de forma remota puede generar sentimientos de soledad que pueden tomar desprevenidas a algunas personas. Aquí hay algunas formas de conectarte mientras trabajas desde casa:

  • Usa el chat en línea como el dispensador de agua de la oficina o una happy hour.
  • Planea una videollamada opcional a la hora del almuerzo para discutir temas divertidos, como un libro que todos elijan leer juntos o tus comidas caseras favoritas para trabajar en casa.
  • El trabajo en equipo virtual puede ayudar a reemplazar formas de comunicación valiosas en persona que faltan en la oficina remota.

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Administrar un equipo de forma remota

Liderar de forma remota puede presentar un conjunto de desafíos únicos, especialmente si se trata de una nueva transición para ti o tu equipo. La planificación, la comunicación y el establecimiento de expectativas pueden ayudar a mantener la satisfacción y la productividad.

Aquí hay algunos consejos para administrar un equipo remoto:

1. Comunica expectativas claras

Toma un momento para planificar. ¿Qué necesitas lograr, para cuándo y qué cambios necesitas hacer en tu plan trimestral original y tus objetivos? Escríbelo para que puedas comenzar a discutirlo con tu equipo. Evitarás malentendidos cuando realices un documento que sirva como fuente de verdad. También puedes compartir el documento con las partes interesadas y otros equipos con los que colaboras.

Programa una reunión de equipo para discutir si hay nuevas expectativas y averiguar si algo ha cambiado al trabajar de forma remota. En tu orden del día, incluye:

  • Responsabilidades y a quién corresponde cada objetivo
  • Con qué frecuencia se esperan actualizaciones y de qué forma (por escrito, videollamada, grabación, reunión de trabajo)
  • Normas de comunicación (qué tecnología deseas utilizar para cada tipo de mensaje, tiempo de respuesta esperado, horas de trabajo, etc.)

2. Aprecia y protege tu tiempo 1 a 1

El tiempo 1 a 1 es un momento para asegurarte de que tú y cada miembro de tu equipo estén trabajando hacia los mismos objetivos, que el trabajo que se está completando es el trabajo correcto y, lo más importante, para verificar el bienestar y compromiso de tu equipo.

Ponerse en contacto de forma regular evita que los problemas más grandes empeoren, permite comentarios inmediatos y regulares, y promueve una comunicación abierta. El tiempo dedicado individualmente durante los 1 a 1 a cada miembro de tu equipo se vuelve aún más crítico e importante al administrar un equipo de forma virtual. Intenta asignar de 30 minutos a una hora con cada uno de los empleados que te reportan directamente durante una reunión individual cada semana.

Aprovechar al máximo las reuniones 1 a 1

Muchos factores dictan la mejor manera de estructurar tus reuniones para el éxito, incluidas las necesidades emocionales de las personas que administras, su relación y el nivel de experiencia del miembro del equipo. El elemento más importante en una reunión individual exitosa es crear un espacio donde las personas se sientan cómodas para hablar sobre los problemas e inquietudes que tienen en mente. Estas reuniones son principalmente para el empleado y su participación es vital.

Consejo profesional: Llena previamente una agenda de la reunión. Te ayudará a proporcionar contexto antes de la misma y también permite que ambas partes asuman responsabilidad de la reunión. Asigna tiempo a los temas que sabes que necesitas cubrir.

Con la cobertura mediática en constante evolución del COVID-19 y esta nueva forma de trabajar de forma remota para algunos, es posible que tu equipo se sienta abrumado o ansioso. Una de las responsabilidades de un gerente es garantizar que su equipo se sienta respaldado e informado en todo momento.

Comienza tu reunión individual con una pregunta abierta. Esto permite que surjan los temas más importantes. Aquí hay algunas preguntas que puedes intentar:

  • ¿Cómo te sientes?
  • ¿Qué estás pensando?
  • ¿Sientes que tienes prioridades claras?
  • ¿Sientes que estás al tanto de todo?
  • ¿Te sientes aislado del resto del equipo?
  • ¿Qué te emociona más?
  • ¿Qué te preocupa más?
  • ¿Cómo puedo ayudarte?

Una vez que hayas escuchado sus respuestas con atención, sé un facilitador de soluciones. Descubre lo que les entusiasma, cómo puedes guiarlos para que tengan éxito y desbloquearlos para que hagan su mejor trabajo.

3. Proporciona comentarios con frecuencia

Si los empleados están más familiarizados con el trabajo en un entorno de oficina donde reciben retroalimentación diaria, el silencio en una posición remota puede causar incertidumbre o confusión. Es fácil asumir lo peor de tu trabajo cuando no escuchas lo contrario. La retroalimentación regular permite a los empleados saber cuál es su posición, pone a todos en la misma página y reduce la posibilidad de sorpresas y desacuerdos durante una evaluación más formal.

4. Comparte información relevante de manera rápida, inclusiva y organizada

Mantén informados a los empleados compartiendo información de forma amplia con todos los miembros del equipo y de manera oportuna. Tu liderazgo es necesario para compartir información relevante que necesitas transmitir a tu equipo. Tómate el tiempo para comprender qué se comunica, por qué y qué se le pide a tu equipo.

Elige el medio adecuado o una combinación dependiendo del mensaje y sus implicaciones. Algunos mensajes requerirán un correo electrónico seguido de una reunión de equipo. Cuando se trabaja de forma remota, especialmente al principio, más comunicación es mejor que menos. A veces (dependiendo de tu estilo de comunicación) puedes reemplazar un correo electrónico largo con un video.

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