Cómo abordar la incertidumbre en los negocios durante la crisis del COVID-19

Ha sido publicado el 26 marzo 2020.
 
Sepa cómo prepararse para los cierres temporales y qué hacer para gestionar un horario laboral reducido y obtenga consejos para manejar los cambios en el lugar de trabajo.
 
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Lo que necesita saber

La Organización Mundial de la Salud ha declarado una pandemia generada por la aparición de un nuevo coronavirus llamado Covid-19. La naturaleza altamente contagiosa del virus ha provocado que los gobiernos de todo el mundo limiten las aglomeraciones de personas y el contacto entre los ciudadanos al cancelar eventos masivos, cerrar escuelas e implementar cuarentenas para que todos permanezcan en sus hogares. Las empresas pueden anticipar menos clientes e incluso tal vez, reciban solicitudes del gobierno para cerrar sus tiendas físicas y lugares de trabajo hasta que disminuya la amenaza del virus.
 
La pandemia de Covid-19 es una situación mundial que evoluciona rápidamente. Los dueños de negocios pueden beneficiarse al consultar periódicamente fuentes confiables de noticias y de cuidado de la salud y tomar medidas prácticas:
 
Las empresas pueden esperar sufrir algunas interrupciones o cambios en las operaciones. Mantenga a sus empleados y clientes tranquilos al comunicarles de manera clara y frecuente cualquier cambio en sus prácticas comerciales.
 

Cómo prepararse para los cierres temporales

Es posible que algunas empresas decidan cerrar sus puertas temporalmente, ya sea por voluntad propia o por mandato estatal o federal. Independientemente del motivo, es mejor que las empresas empiecen a considerar medidas de contingencia de inmediato para que los empleados y clientes sepan qué esperar si la empresa debe cerrar por un tiempo. Siga estos pasos para crear un plan de acción para su empresa:
 

1. Anticipe

En primer lugar, considere las opciones que tiene su empresa en cuanto al cierre para contrarrestar los desafíos que enfrentan las empresas durante la pandemia en curso. Tenga en cuenta la condición financiera de su empresa, el bienestar de sus empleados y la seguridad de sus clientes al analizar la mejor opción para su organización.
 
Ejemplo: Haga un análisis de costo-beneficio para determinar la viabilidad de un cierre a corto plazo. Enumere todos los factores relacionados, como el bienestar de los empleados, la estabilidad financiera y la retención de clientes. Use esto como una ayuda para establecer cuándo y por cuánto tiempo cerrar su empresa.
 

2. Comuníquese de forma franca con sus clientes

Al cerrar temporalmente su empresa, comuníqueles a los clientes de manera clara y constante los motivos por los cuales está cerrando, cómo planea permanecer en contacto con ellos y cuándo espera regresar al mercado. Actualizar el sitio web y los canales de redes sociales de su empresa son excelentes maneras de mantenerse en contacto fácilmente con los clientes. Ante todo, sea honesto.
 
Mensaje de ejemplo: “A nuestros apreciados clientes: Su salud y seguridad y la de nuestro personal, son de suma importancia. Hemos tomado la difícil decisión de cerrar nuestras puertas durante las próximas dos semanas para ayudar a reducir la transmisión del Covid-19. Consulte nuestro sitio web y nuestros canales de redes sociales de manera regular para obtener actualizaciones sobre nuestra reapertura. Cuide su salud y seguridad”.
 

3. Diseñe un plan con sus empleados

Hable con sus empleados sobre el cierre temporal. Tendrán preguntas y preocupaciones, por lo que debe prepararse para conversar con ellos y responder sus preguntas lo mejor que pueda. Establezca planes para gestionar despidos, indemnizaciones por despido o permisos sin goce de sueldo. Cree rutas de comunicación para sus empleados a fin de que pueda actualizarlos sobre la reapertura.
 
Ejemplo: Convoque a una reunión de preguntas y respuestas con un aviso previo del tema a tratar para darles a los empleados la oportunidad de procesar la noticia y preparar preguntas. Reúna información y recursos para proporcionarlos a los empleados en la reunión.
 

4. Busque asesoría contable

Reúnase con su contador para organizar los documentos fiscales u otros documentos para el cierre temporal de su empresa. Su contador puede brindarle orientación sobre las mejores prácticas financieras y legales durante los cierres temporales.
 
Ejemplo: Lleve su lista inicial de pros y contras a su contador para que la revise. Pídale asesoría y orientación financiera para gestionar el cierre a corto plazo de su empresa de una manera que sea viable desde el punto de vista económico.
 

5. Presente opciones a sus empleados

Si puede, presente opciones a sus empleados con respecto a su situación de empleo durante el cierre temporal y el acceso a recursos e información del gobierno estatal y federal para ayudarlos durante el tiempo que estén sin trabajo. Puede que algunos empleados prefieran la opción de permiso sin goce de sueldo antes que el despido, mientras que es posible que otros empleados prefieran el despido en lugar del permiso sin goce de sueldo. Investigue las opciones de desempleo estatales y federales para compartirlas con sus empleados.
 

Mensaje de ejemplo:

“Revise las siguientes opciones durante el cierre temporal de nuestra tienda. Considere si preferiría la opción de permiso sin goce de sueldo o el despido. Haremos todo lo posible para lograr solución conjunta durante esta difícil situación. Además, revise estos recursos estatales y municipales para saber qué beneficios podría solicitar”.
 

Qué hacer para gestionar un horario reducido

En lugar de cerrar por un periodo temporal, algunas empresas pueden optar por reducir los horarios. La reducción del horario comercial reduce los costos generales, pero aun así proporciona algunas ganancias para la empresa. Al igual que al prepararse para un cierre temporal, es prudente que las empresas consideren las desventajas y los beneficios de una reducción de horario. Siga estos pasos para establecer las mejores prácticas para reducir el horario comercial:
 

1. Hable con sus empleados

Informe a sus empleados que planea reducir el horario. Hable con ellos sobre los motivos y el impacto que la reducción del horario de trabajo tendrá directamente en los empleados y en sus salarios. Prepárese para las preguntas que tendrán sus empleados sobre el proceso y el impacto personal.
 
Mensaje de ejemplo: “Estimados colaboradores, reduciremos nuestro horario de operación a partir del próximo lunes. Esto afectará a todos los empleados, pero particularmente al equipo de atención al cliente. Sé que tienen preguntas al respecto, pero les pedimos que lean la información general que les he proporcionado antes de formularlas. Responderé sus preguntas después que hayan revisado toda la información”.
 

2. Sea abierto

Al publicar la reducción de horario, brinde una explicación a los clientes. Explique por qué la empresa tiene que limitar el horario y las precauciones que piensa tomar para proteger a sus empleados y clientes del Covid-19. Ofrezca recursos para mantenerse en contacto con la empresa en línea, a través de su sitio web y redes sociales. Actualice estas fuentes periódicamente con los horarios y cualquier otro cambio comercial.
 
Mensaje de ejemplo: “Apreciables clientes: La próxima semana comenzaremos a reducir nuestro horario comercial. A partir del lunes, la tienda abrirá a las 10:00 a.m. y cerrará a las 4:00 p.m. Su salud y la de nuestros empleados es nuestra principal prioridad. La reducción de horario nos da la oportunidad de desinfectar nuestra tienda de manera exhaustiva y de reabastecer nuestros estantes. Sigan nuestros canales de redes sociales para enterarse de cualquier otro cambio en nuestros horarios”.
 

3. Ofrezca flexibilidad

Busque formas de proporcionar flexibilidad a su personal. Si satisface las necesidades de su empresa, brinde a su personal opciones de horarios de trabajo. Es posible que algunos empleados tengan hijos que no están yendo a la escuela, lo que podría afectar su horario de trabajo normal. Pregunte a sus empleados qué horas son mejores para ellos dentro de su horario reducido.
 
Mensaje de ejemplo: “Estimados colaboradores, sé que con el cierre de las escuelas y guarderías algunos de ustedes no podrán trabajar en sus horarios normales. Acérquense a mí antes de que termine esta semana si desean trabajar fuera del horario comercial. Haremos lo posible para satisfacer sus necesidades y trabajar con ustedes lo mejor que podamos”.
 

4. Migre a una tienda en línea

Si va a limitar los horarios en una tienda minorista, considere trasladar sus operaciones a una modalidad en línea. Puede aumentar su reconocimiento de marca y potencialmente atraer nuevos clientes. Las ventas en línea no implican interacciones en persona, por lo que son más seguras, tanto para los empleados, como para los clientes.
 
Ejemplo: Si su empresa realiza sus ventas principales en la tienda, comience a enviar mensajes acerca de la migración a una modalidad en línea en su punto de venta con la mayor anticipación posible. Use listas de email, redes sociales y su sitio web para enviar el mensaje sobre su tienda en línea a sus clientes actuales y potenciales.
 

5. Considere el trabajo remoto

Si es posible, ofrezca a sus empleados la opción de trabajar de forma remota. Establezca sistemas de comunicación en línea para sus empleados. Cree sistemas para el reporte de responsabilidades y la gestión de tareas para monitorear la productividad a distancia.
 
Mensaje de ejemplo: “Estimados colaboradores, si les interesa trabajar de forma remota, asistan a la sesión de capacitación en línea este miércoles. Si no están seguros si pueden realizar su trabajo satisfactoriamente desde su casa, vengan a verme a mi oficina para analizar otras opciones”.
 

Consejos para manejar los cambios en el lugar de trabajo

Ya sea que su empresa decida cerrar temporalmente, reducir el horario, cambiar las operaciones de alguna otra manera o continuar con las operaciones como de costumbre, anticipe algunos cambios en sus servicios normales.
 
Use estos consejos para prepararse y administrar su empresa durante este tiempo:
 

  • Cancele los viajes de negocios: Suspenda todos los viajes de negocios no esenciales. En su lugar, comuníquese con las partes interesadas en línea a través de videollamadas o reprograme el viaje para que se realice después de que pasen algunos meses.
  • Organice reuniones virtuales: Organice reuniones virtuales en lugar de reuniones en persona. Los sitios web y las aplicaciones especializadas en grupos grandes que se reúnen en línea, pueden optimizar el proceso.
  • Limpie su lugar de trabajo: Limpie y desinfecte regularmente su lugar de trabajo. Esto debe incluir las áreas de atención que visitan los clientes y todas las instalaciones de los empleados.
  • Hable con su cadena de suministro: Manténgase en contacto con su cadena de suministro. Puede haber interrupciones a lo largo de la línea, lo que podría afectar su capacidad para fabricar su producto y ofrecerlo a los consumidores.
  • Cree un grupo de trabajo: Establezca un equipo de empleados para abordar cuestiones relacionadas con el Covid-19 a medida que estas surjan. Asignar un equipo con anticipación a cualquier cambio comercial le da tiempo a su empresa para crear planes de contingencia y prepararse para tomar medidas inmediatas si es necesario.
  • Monitoree la situación diariamente: Verifique las fuentes acreditadas como la OMS y la del gobierno para obtener actualizaciones sobre las políticas relacionadas con las prácticas comerciales y las medidas de cuarentena.
  • Hable con Recursos Humanos: Haga planes con su departamento de Recursos Humanos para atender las preguntas de los empleados con respecto a los cambios en el pago, los horarios o las prestaciones a medida que su empresa hace frente a las transiciones debido al Covid-19.
  • Conserve la apertura: Mantenga la comunicación frecuente con sus empleados y clientes. Siga siendo abierto y proporcione actualizaciones con la mayor frecuencia posible.

 

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