Navegando hacia una fuerza de trabajo remota durante el brote de COVID-19

30/4/2020

 
Muchas empresas en México han pasado a tener una fuerza laboral parcial o totalmente remota en estos momentos en respuesta a la pandemia del COVID-19. Con el cierre de más empresas debido al creciente número de casos del coronavirus, es importante encontrar formas de lograr que el cambio a trabajar desde casa se haga de manera eficiente. A medida que prepara a su personal para el trabajo a distancia, considere la información de esta guía para que le ayude a planificar la transición.

 

En esta guía abordaremos:
 

 

Cómo planificar la transición al trabajo remoto

Utilice los siguientes pasos como una guía que le ayudará a elaborar un plan para su transición hacia el trabajo remoto:

 

1. Colabore con los gerentes y líderes de equipo

Al planificar la transición al trabajo remoto, es importante discutir las ideas y estrategias con el personal que ocupa las funciones de liderazgo. Por ejemplo, permita que los líderes de equipo y los gerentes hagan una lluvia de ideas y den su opinión sobre las mejores herramientas a utilizar, formas de mantener a los empleados comprometidos y cuándo planificar la colaboración del equipo a través de métodos en línea. Además, anime a los gerentes, líderes de equipo y supervisores a liderar con el ejemplo al promover los cambios desde arriba hacia abajo. Por ejemplo, si los altos directivos dejan de ir a la oficina y comienzan a trabajar de forma remota, ayuda el decir a otros empleados que con toda libertad pueden hacer lo mismo.

 
Durante la lluvia de ideas, comience la conversación con preguntas como:
 

  • ¿Qué plataformas de comunicación debemos usar para mantener la comunicación con los empleados?
  • ¿Qué aplicación de videoconferencia es mejor para realizar las reuniones de equipo?
  • ¿Cómo vamos a garantizar la productividad y el compromiso de los empleados?

 

2. Elija un método de comunicación confiable para la información importante

Sea transparente con su personal sobre las transiciones que realiza hacia el trabajo remoto al usar el canal de comunicación que utilizan la mayoría de sus empleados. Fomente la comunicación abierta y cree canales dentro de sus herramientas de comunicación para que los empleados compartan información, socialicen y conversen entre ellos. Además, simplifique su conjunto de herramientas al designar una sola plataforma de comunicación confiable que todos usarán para mantenerse en contacto, hacer preguntas y comentarios. Mediante una herramienta designada, puede compartir y recibir fácilmente la información importante relacionada con el trabajo, además de las últimas actualizaciones de noticias sobre el brote.

 

3. Establezca un equipo de gestión remota

Para trabajar en casa de manera efectiva, los empleados necesitan la dirección y retroalimentación de los gerentes y líderes de equipo. Identifique a los gerentes clave que serán responsables de liderar y apoyar los diferentes procesos de su negocio para que los empleados sepan a quién deben reportar su trabajo. Por ejemplo, considere establecer un equipo de gestión a cargo del desarrollo de proyectos, aseguramiento de la calidad y otros procesos dentro del flujo de trabajo de las operaciones de su negocio.

 

4. Establezca una herramienta de recursos remotos (como un documento de preguntas frecuentes)

Es posible que sus empleados tengan preguntas sobre qué esperar con respecto a las tareas de trabajo remoto y otras inquietudes relacionadas con el brote de coronavirus. Debido a esto, es importante establecer un recurso en línea, como una página de preguntas frecuentes, donde los empleados puedan encontrar las respuestas a preguntas relacionadas con la productividad, el equilibrio entre la vida laboral y personal, y recursos relacionados con la salud. Por ejemplo, puede crear un documento universal a través de una aplicación en línea donde los empleados puedan iniciar sesión y ver las actualizaciones.

 
Además, comuníquese regularmente con los empleados para conocer sus inquietudes y sugerencias, y responder cualquier pregunta que puedan tener para así agregar más información al recurso. Mantenga al personal al tanto de las últimas noticias sobre los casos y datos del COVID-19 incluida una lista actualizada de enlaces que dirijan a su personal a las noticias, los medios y las actualizaciones de salud apropiadas sobre la pandemia.

 

5. Diseñe un plan para la comunicación

La comunicación efectiva es crucial para la transición al trabajo remoto, por lo que es importante establecer un plan para la comunicación periódica. Considere realizar reuniones de equipo semanales a través de una plataforma de conferencias en línea para mantenerse actualizado sobre el progreso. Del mismo modo, los emails diarios con actualizaciones esenciales sobre los proyectos completados, el desarrollo de nuevos proyectos y otras tareas pueden ayudarle a mantener informados a los empleados.

 
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6. Optimice su tecnología y herramientas

La transición a una fuerza laboral remota a menudo depende de ciertas herramientas y recursos que permitan que los procesos de trabajo funcionen sin problemas. Las herramientas de comunicación, productividad y gestión de proyectos son esenciales para mantener la coherencia en las diversas operaciones de su negocio. Sin embargo, es importante que implemente solo las herramientas necesarias que usted y su personal requerirán para completar las tareas y mantenerse en contacto. Por ejemplo, una aplicación de procesamiento de texto en línea, una herramienta de comunicación para toda la empresa y una plataforma de videoconferencia pueden ser todo lo que necesita para configurar y ejecutar su fuerza laboral remota.

 

Consejos para mantener la actividad empresarial durante la pandemia de COVID-19

Considere la siguiente información para coordinar una fuerza laboral remota:

 

Proporcione los equipos de la compañía si es posible

Esto depende de lo que sus equipos necesiten específicamente para realizar el trabajo. Si los empleados pueden llevarse a casa sus computadoras portátiles de la oficina, por ejemplo, esto puede ser útil cuando los miembros de la familia usan regularmente las computadoras del hogar. En última instancia, el optar por proporcionar los equipos de la oficina a sus empleados puede depender de los costos de suministrar dichas herramientas, además de lo que su empresa puede enviar a casa con el personal de forma segura. Considere crear un sistema de “control de salida” el último día de trabajo. Registre qué equipos piden prestados los empleados para mantener el control de los equipos costosos.

 

Entreviste y contrate a los empleados de forma remota

Si tiene entrevistas programadas en los próximos días o está buscando contratar nuevos miembros del equipo, puede hacerlo todo en línea. Utilice una plataforma de videoconferencia como Skype o Zoom para realizar entrevistas, o incluso puede realizar entrevistas telefónicas. Considere crear un documento que se pueda compartir y que proporcione información corporativa a los nuevos empleados, como manuales para el empleado y otros documentos importantes. Además, si tiene formularios que requieren la firma de los empleados, puede usar una aplicación como DocuSign para enviar y recibir documentos confidenciales de forma segura.

 

Integre herramientas de comunicación en línea

Establezca controles constantes para revisar el trabajo de los empleados, responder preguntas y asignar nuevas tareas. Mantenga a sus equipos conectados a través de plataformas de comunicación en línea que incluyan funciones de intercambio de archivos y chat privado. Estas herramientas son beneficiosas para organizar el flujo de trabajo y compartir información en un entorno remoto y pueden ayudar a mantener a los empleados comprometidos y productivos. Del mismo modo, si observa que algunos empleados están callados dentro de sus canales de comunicación, comuníquese individualmente o programe reuniones individuales remotas de forma periódica.

 

Apoye el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados

Designe un líder de equipo para coordinar a pequeños grupos de empleados mientras trabajan de forma remota. Estos líderes pueden actuar como mentores para proporcionar apoyo profesional y una fuente de asesoría amigable que ayude a animar a los empleados a establecer límites claros entre el tiempo de trabajo y el tiempo libre. Del mismo modo, los líderes de equipo pueden ofrecer apoyo moral para alentar a los empleados a encontrar un espacio tranquilo y sin distracciones que designen como su espacio de trabajo. Al final de cada día laboral, los líderes de equipo pueden comunicarse con sus equipos para verificar el progreso y asegurarse de que los empleados no se sobrecarguen de trabajo. Finalmente, considere las happy hours y las actividades remotas. Los complementos como Netflix Party permiten a los usuarios ver películas juntos. Use videoconferencias para agendar un almuerzo juntos o para tener conversaciones diarias con video.

 

Use y comparta los recursos médicos y gubernamentales disponibles

En esencia, pasar a un entorno de trabajo completamente remoto requiere el apoyo total de los líderes y el personal para garantizar una transición sin problemas. Mantenga a los empleados actualizados y bríndeles apoyo moral para ayudar a realizar el cambio de manera eficiente.

 

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